سواء كنت صاحب شركة أو رائد أعمال أو حتى موظف، فإن إدارة الوقت ترتبط ارتباطًا كبيرًا بنجاحك، إذ أن تنظيم الوقت يساعدنا في إنجاز المهام المطلوبة بفاعلية، لذلك إذا كنت ترغب في تحسين إنتاجيتك وكفاءتك في العمل، فعليك اتباع نصائح إدارة الوقت والاستراتيجيات التي تساعدك على تنظيم وقتك بشكل أفضل.
في السطور التالية، سنستعرض أربعة نصائح من خبراء في مجالات مختلفة حول كيفية إدارة الوقت في العمل بطريقة ناجحة، وفقًا لـ «Zdnet».
نصائح إدارة الوقت: ركز على الأولويات
هاري رامامورثي، زميل التكنولوجيا في شركة «The Home Depot»، ينصح بأن تستغل ساعات العمل بحكمة وتركز على المهام التي تحقق أكبر قيمة. ويقول: «عليك أن تبذل قصارى جهدك وأن تميز بين المهام الهامة والعاجلة والثانوية».
ويضيف: «لا تضيع وقتك في متابعة كل اتجاه جديد يظهر أمامك، بل اختر ما يناسب أهدافك واستراتيجيتك»، مشيرًا إلى أن التفكير النقدي والاستباقي هما مفتاحان لتحقيق النتائج المرجوة من وقتك.
اقرأ أيضًا.. أخطاء في المقابلات الشخصية تحرمك الوظيفة.. ماذا يقول خبراء غوغل؟
نصائح إدارة الوقت: قسم يومك إلى قسمين
ميشيل سميث، مديرة البرامج في مؤسسة بارناردو الخيرية في المملكة المتحدة، تقول إنه يجب تقسيم يوم العمل إلى قسمين: قسم التخطيط وقسم حل المشكلات.
مديرة البرامج في مؤسسة بارناردو، تضيف «كمحترف، عليك أن تخطط لمشاريعك وتحدد المهام التي تحتاج إلى إنجازها، وتقوم ببناء واختبار الحلول التي تقدمها»، لافتة «من ثم عليك أن تخصص وقتاً لحل المشكلات التي تواجهك أو تواجه عملائك، وتبحث عن حلول مبتكرة وفعالة».
وتنصح بأن تفصل بين هذين القسمين في يومك، قائلة: «لأنهما يتطلبان مهارات وعمليات ذهنية مختلفة، وإذا كنت تقفز من واحد إلى آخر بشكل مستمر، فلن تكون قادراً على التركيز والإبداع».
اقرأ أيضًا.. كيفية اجتياز مقابلات العمل.. إليك عدد من النصائح
نصائح إدارة الوقت: استفد من التكنولوجيا
بيرجيت آغا، رئيس قسم الابتكار والأبحاث في متحف مونش (MUNCH)، تشجع على استخدام التكنولوجيا لتحسين كفاءة العمل، خاصة التقنيات الحديثة مثل الذكاء الاصطناعي التوليدي (AI).. وتقول: «أعتقد أن هناك بعض الأدوات الذكية التي تعمل بالذكاء الاصطناعي وتساعد في إدارة الوقت في العمل، فهي تمكن الناس من الابتكار والتفكير واتخاذ القرارات والتحكم في مهامهم».
تذكر آغا هنا مثالاً على أداة تشات جي بي تي (ChatGPT)، والتي يمكن أن تتحول إلى سكرتيرة افتراضية تساعدك في تلخيص وتنظيم المعلومات بسرعة وكفاءة.
اقرأ أيضًا.. كيف تجتاز مقابلة العمل بسهولة؟.. 3 أسئلة تعامل معها بذكاء
نصائح إدارة الوقت: ابحث عن مصادر للإلهام
باسكال وولف، مهندس الأمن في شركة لامب ويستون لتجهيز الأغذية، ينصح بأن تبحث عن طرق جديدة للإلهام في عملك، ولا تقتصر على الطريقة التي اعتدت عليها.
يقول وولف: «إذا كنت تعمل في مجال تكنولوجيا المعلومات لفترة طويلة، فقد تصبح متعوداً على القيام بالأشياء بطريقة محددة، وتعتقد أنه ليس لديك الوقت لتجربة أشياء جديدة لأنك مشغول جداً».
وأشار إلى أنه من المهم تخصيص بعض الوقت لاستكشاف أفكار وطرق جديدة تساعدك في العمل وتوفر لك الوقت. ويضيف: «يمكنك استخدام هذا الوقت الإضافي للتركيز على مشروع معين أو القيام ببعض التدريب الشخصي».
نصائح إدارة الوقت: صمم خطتك الشخصية
إذا كنت تريد أن تكون أكثر إنتاجية وفعالية في عملك، فعليك أن تضع لنفسك استراتيجية لإدارة وقتك تناسب طبيعة عملك وأهدافك.
بن إلمز، كبير مسؤولي الإيرادات في شركة «Expereo» المتخصصة في مجال الاتصالات، تحدث عن كيفية تطوير استراتيجيته الشخصية لإدارة الوقت، فقال إنه يواجه العديد من التحديات والمسؤوليات، ولهذا السبب، يحرص على تنظيم وقته بشكل جيد. ويقول: «أنا أحدد الأولويات وأجدول الاجتماعات الضرورية لمتابعة أداء العمل، سواء كانت جماعية أو فردية». ويضيف: «كل يوم ثلاثاء، أقضي ساعتين مع فريق المبيعات لدي لمناقشة المشكلات والحلول، وكل أسبوع، أقضي ساعة مع كل مدير تحت إشرافي لتقييم الأداء والتطور».
ويوضح أنه يحافظ على اتصال دوري مع جميع موظفي قسمه، وأنه يخصص وقتاً لنفسه للتعلم والاستكشاف والتواصل. ويقول: «أنا أحجز مساحة في جدولي كل يوم – ساعتين-، أتأكد من أنني أفعل شيئاً مفيداً أو ممتعاً، سواء كان تعلم شيء جديد، أو معرفة شيء جديد، أو الاتصال بشخص لم أتحدث معه منذ فترة… هذا يساعدني على الاسترخاء والتجديد».
ويؤكد على أهمية أن يكون كل شخص لديه خطته الشخصية لإدارة الوقت في العمل، وأن يكون مرناً في تعديلها حسب الظروف والفرص. ويقول: «لا يوجد حل واحد يناسب الجميع، عليك أن تجرب وتختبر وتجد ما يناسبك ويساعدك على تحقيق أهدافك في العمل».